Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros

As notas fiscais superaram os conceitos de “papel que eu recebo quando compro algo”. Com o surgimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias, ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes). 

Mas quais outras utilidades tem esse documento?

Muitos empreendedores cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com consultorias.

Compilamos aqui alguns dos mais comuns erros cometidos pelas empresas quando o assunto são as  NFes e sugestões de como passar a acertar daqui para frente!

1. Não armazenar XMLs de documentos fiscais, como manda a lei

Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais.

2. Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

Uma confusão muito comum! O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica.

A Nota Fiscal eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

Então, fique tranquilo, é comum confundir o DANFe com a NFe em si, existem muitas dúvidas acerca do assunto.

3. Não armazenar as NFes

Perigosíssimo: é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as Notas Fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais o ano corrente, segundo a legislação atual. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

Caso ocorra uma fiscalização na empresa e esses arquivos não sejam apresentados, as multas podem passar de R$1.000,00 por documento perdido e reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento dos seus documentos fiscais automaticamente? Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda.

4. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informaçõesem pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos.

O ideal é que sua companhia armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Arquivei. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais agilidade na sua empresa.

5. Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

Depender exclusivamente do fornecedor para receber o XML é uma má ideia. Pois, por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ter sido enviado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante.

Serviços específicos de gestão de NFes representam a melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias, fraude que soma 124 milhões apenas em São Paulo.

Sem contar que o tempo que a sua equipe perde consultando notas manualmente é enorme. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o SLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional. Então pare de perder tempo consultando Notas Fiscais, automatize seu processo.

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