Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros

As notas fiscais superaram os conceitos de “papel que eu recebo quando compro algo”. Com o surgimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias, ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes). 

Mas quais outras utilidades tem esse documento?

Muitos empreendedores cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com consultorias.

Compilamos aqui alguns dos mais comuns erros cometidos pelas empresas quando o assunto são as  NFes e sugestões de como passar a acertar daqui para frente!

1. Não armazenar XMLs de documentos fiscais, como manda a lei

Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais.

2. Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

Uma confusão muito comum! O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica.

A Nota Fiscal eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

Então, fique tranquilo, é comum confundir o DANFe com a NFe em si, existem muitas dúvidas acerca do assunto.

3. Não armazenar as NFes

Perigosíssimo: é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as Notas Fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais o ano corrente, segundo a legislação atual. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

Caso ocorra uma fiscalização na empresa e esses arquivos não sejam apresentados, as multas podem passar de R$1.000,00 por documento perdido e reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento dos seus documentos fiscais automaticamente? Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda.

4. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informaçõesem pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos.

O ideal é que sua companhia armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Arquivei. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais agilidade na sua empresa.

5. Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

Depender exclusivamente do fornecedor para receber o XML é uma má ideia. Pois, por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ter sido enviado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante.

Serviços específicos de gestão de NFes representam a melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias, fraude que soma 124 milhões apenas em São Paulo.

Sem contar que o tempo que a sua equipe perde consultando notas manualmente é enorme. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o SLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional. Então pare de perder tempo consultando Notas Fiscais, automatize seu processo.

VOCÊ SABIA QUE PODE ESTAR PAGANDO CRÉDITOS INDEVIDOS E ISSO PODE SER RECUPERADO?

Com a frequente mudança de cargas tributárias no Brasil, o cadastro incorreto de produtos pode fazer a sua empresa pagar tributos indevidos.

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DINHEIRO GASTO COM IMPOSTOS PAGOS DE FORMA EXCESSIVA? PODE HAVER UM JEITO DE RECUPERÁ-LO!!!

A Recuperação de Crédito Tributário não é um tema novo. Muito pelo contrário, é algo bastante discutido no mundo contábil. Porém, geralmente é tratado como uma lenda ou um processo impossível de ser realizado.

Você já ouviu falar dessa solução, que pode salvar a sua empresa?

Durante a crise, o empresário levanta diversas hipóteses que poderão ajudá-lo a poupar dinheiro, principalmente no que diz respeito a impostos. Pagar o que é necessário e obrigatório é inevitável. Entretanto, a maior parte das empresas paga mais impostos do que deveriam.

A situação fica ainda mais complicada quando estudamos as razões que levam o empresário a pagar encargos em excesso. Podemos citar o receio que o gestor possui em relação à Receita Federal.

Mas que receio é esse?

Ainda hoje, existe a crença de que pagar todos os impostos irá prevenir quaisquer irregularidades. É uma meia verdade, pois quando pagamos todos os encargos obrigatórios, é praticamente impossível encontrar algo irregular. O problema é que pagar a mais acarreta em outros problemas e, em alguns casos, é impossível recuperar os valores que foram pagos em excesso.

Por isso, é importante que o empresário trabalhe com um planejamento tributário criado para adequar-se às necessidades e peculiaridades do seu negócio, atendendo todas as obrigatoriedades previstas pela lei.

É, também, importante entender que é possível pagar menos impostos dentro da lei. A Receita Federal não é o monstro implacável que se popularizou no mundo corporativo. O gestor pode pagar menos impostos, desde que entenda perfeitamente quais são suas obrigações e que tributos não precisam ser pagos pela sua empresa.

Contudo, a tarefa se mostra como algo difícil de ser realizado. O empresário precisa lidar com diversas tarefas que implicam no sucesso ou fracasso de projetos, vendas e, até mesmo do seu negócio. Falta tempo para cuidar de toda a contabilidade. Por isso, o investimento em um contador é vital para a saúde dos negócios.

Lembrando que essas medidas visam prevenir a perda e o desperdício de recursos financeiros por parte da empresa. Mas e quanto aquilo que já foi gasto?

SOLUCIONANDO OS PROBLEMAS COM A RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO TRIBUTÁRIO

Ainda pode haver solução. A recuperação de crédito tributário chega para auxiliar o empresário a recuperar o dinheiro usado para pagar encargos em excesso – dentro de um período de cinco anos.

O prazo existe devido à prescrição.

De acordo com o artigo 168 do CTN, o Código Tributário Nacional, os créditos constituídos através da recuperação de crédito tributário devem ser utilizados dentro de um período de cinco anos. Caso contrário, os créditos serão perdidos e não poderão ser recuperados.

Todos os créditos recuperados podem ser utilizados para o pagamento de encargos. Por isso, ainda existe esperança para aquele dinheiro que foi gasto com taxas inadequadas.

A recuperação de crédito tributário pode se provar um verdadeiro aliado para o empresário!

Rejeitar esse direito é vendar os próprios olhos diante da complexidade dos encargos brasileiros. Enquanto não há qualquer previsão concreta para a implementação da reforma tributária, a revisão de todos os tributos pagos pela empresa e os eventuais pedidos de recuperação de crédito tributário se tornam verdadeiros heróis para as empresas que, cada vez mais, enxergam os créditos como a salvação para as contas do seu negócio!

Mas como saber quais taxas foram pagas em excesso?

O primeiro passo é realizar uma revisão tributária, que irá analisar todos os encargos pagos pela empresa, cuja busca minuciosa ajudará o gestor e a contabilidade a compreender a realidade do negócio e quais as possibilidades em relação às finanças.

Através de uma revisão tributária eficaz, será possível antecipar quaisquer problemas com relação ao pagamento de impostos que possam vir a ocorrer, baseado no histórico tributário da empresa.

Não espere mais. Converse com o seu contador e invista já na recuperação de crédito tributário! Abra as portas da sua empresa para aquela que pode ser a solução dos seus problemas.

OS BENEFÍCIOS DO COMPLIANCE FISCAL

Com um volume tão grande obrigações legais, muitas empresas optam por implantar sistemas especialistas, que tenha inteligência fiscal nativa, capazes de automatizar e controlar os processos fiscais internos, calcular e validar as informações antes de entregar ao Fisco, além de monitorar as normas e se os prazos de entrega estão sendo cumpridos.

Geralmente, a troca de informações entre as soluções, quando não validada entre os fabricantes, costuma dar grandes dores de cabeça para as equipes de TI e pode gerar casos de não conformidade.

Benefícios indiretos de estar em compliance fiscal

Além de contribuir para a saúde financeira da empresa, estar em compliance fiscal traz outros ganhos indiretos, que geram um impacto extremamente positivo. Um deles é a visibilidade e a valorização da sua marca.

Atender às exigências legais e estar em dia com processos e controles tributários significa que a sua empresa é confiável, ganhando credibilidade com fornecedores, investidores, instituições bancárias e, claro, com clientes.

Além disso, estar sem pendências fiscais e tributárias aumenta as chances de angariar descontos em linhas de crédito, para aumentar os investimentos e ampliar os negócios, e permite ainda recuperar ou fazer uso de créditos do governo sem a preocupação de chamar a atenção do Fisco por isso.

E não podemos deixar de citar outra grande vantagem de estar em compliance fiscal: padronizar processos e controles internos torna as equipes muito mais produtivas e melhora acentuadamente a qualidade das informações geradas.

Você percebeu quantos benefícios diretos (para o bolso) e indiretos uma empresa pode ter estando em compliance fiscal? Se precisar de mais alguma informação sobre este assunto, entre em contato com nossa equipe ou deixe seu comentário abaixo. Sua opinião é sempre muito importante para nós!

O que vem a ser COMPLIANCE FISCAL?

Muitos clientes têm nos perguntado o que é compliance fiscal. A palavra compliance, do inglês, significa conformidade. Na área fiscal este termo se torna ainda mais importante, já que uma empresa que não está em conformidade com o Fisco está sujeita a uma série de penalizações, entre elas multas e impossibilidade de exercer seus negócios.
Dessa forma, podemos dizer que compliance fiscal é uma espécie de “anjo da guarda” das empresas, ou seja, tem a missão de garantir, de forma legal, a redução de:
- Riscos de não conformidade;
- Custos administrativos das tarefas associadas à geração das obrigações tributárias;
- Carga tributária sem mecanismos de sonegação.
No Brasil, temos um calendário repleto de obrigações fiscais a cumprir, com diferentes regras e tributos nas esferas municipais, estaduais ou federais. Muitas leis novas surgem a cada dia. Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), o Brasil tem em média 46 alterações fiscais por dia útil, e as empresas precisam estar preparadas para cumprir todos os prazos, com acuracidade de dados e informações.
Mas, quando isso não acontece, as empresas podem receber penalidades e multas por não-conformidades ou erros de cálculo, pagar juros de impostos atrasados ou gerar outros encargos por simples falta de controle ou organização. Isso, sem dúvida, abala a saúde financeira do negócio e, muitas vezes, pode levar a pontos mais extremos, como a falência.
Por isso, estar em compliance fiscal significa mitigar riscos e diminuir a carga tributária, adequando os processos contábeis e fiscais das empresas às inúmeras alterações e obrigações legais vigentes, entregando tudo com conformidade e dentro dos prazos.

Empresas pagam mais impostos para se livrarem da burocracia (O Estado de S. Paulo)

Ao contrário do que imagina o senso comum, a tributação sobre as empresas do Simples não é muito menor que a das empresas que não estão nesse regime. Pelo contrário, há casos em que as pequenas pagam, proporcionalmente ao que ganham, mais impostos do que as médias e grandes. Mas, mesmo suportando uma carga mais pesada, elas permanecem no regime. A causa mais provável é de que elas estariam fugindo da burocracia.

Essas são algumas conclusões a que chegou um estudo inédito, obtido pelo Estado, realizado pela FGV Projetos para o Sebrae. Ele comparou os valores dos tributos recolhidos pelas empresas com sua receita bruta e obteve, assim, uma medida de peso tributário chamada alíquota média.

A conclusão mais surpreendente do trabalho é que, no Simples, a carga de tributos federais é de 4,95%, ante 8,77% pagos pelas empresas que declaram Imposto de Renda no regime de Lucro Presumido e 5,62% das que declaram pelo Lucro Real, onde estão as grandes.

“As alíquotas do Simples e do Lucro Presumido, que são vistos como regime de tratamento favorecido, não são tão mais baixas assim”, disse José Roberto Afonso, coordenador do trabalho. Essa afirmação é válida mesmo para o comércio, onde estão 53% das empresas optantes do Simples, num total de 1,4 milhão. A alíquota federal média é de 4,51%, ante 6,14% no Lucro Presumido e 3,13% no Lucro Real.

Sem impedimento. Se quisessem, esses estabelecimentos comerciais poderiam passar para o regime de lucro real, onde a tributação é menor. Não há impedimento legal a isso. Afonso acredita que elas não o fazem porque recolher tributos pelo lucro real é muito mais complicado e cheio de exigências burocráticas. Ele cita o relatório Doing Business, do Banco Mundial, segundo o qual as empresas brasileiras gastam 2.600 horas por ano para pagar tributos, o que coloca o País como campeão mundial nesse quesito.

“É o que nós chamamos de manicômio tributário”, disse o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos. “Os regimes tradicionais estão ultrapassados e há uma fuga em massa para a simplificação.”

Afif é o principal patrocinador do projeto de lei que eleva o limite de enquadramento das empresas no Simples. Hoje, são classificadas como pequenas as empresas que faturam até R$ 3,6 milhões ao ano. Esse valor passaria para R$ 7,2 milhões. Para as de médio porte, chegaria a R$ 14,4 milhões. A proposta já passou pela Câmara, mas está parada no Senado. Ela encontra resistências nos governos, pois reduz a arrecadação em estimados R$ 11 bilhões.

As Mazelas da Emenda Constitucional 87/15

Por Nadja Carvalho Barreto

Publicada em 17/04/2015, a Emenda Constitucional nº 87 vêm causando verdadeiras tragédias operacionais para os contribuintes que realizam operações interestaduais destinadas a não contribuintes do ICMS. Referida norma alterou as regras do ICMS nessas operações em relação à aplicação da alíquota do imposto e o quanto deve ser recolhido para Estado de origem e destino. 

Tivemos com essa medida uma verdadeira Tsunami de alterações em legislações internas e verdadeira correria dos contribuintes para adequação de sistemas, buscando atender corretamente a nova tributação já a partir de 01/01/2016. 

Muito embora a medida afete qualquer contribuinte que realize operação interestadual destinada a não contribuinte do ICMS, instaurou-se uma verdadeira revolução na vida das empresas de “e-commerce” (comércio eletrônico) que são as principais envolvidas, visto que as compras que na maioria dos casos eram realizadas de forma presencial e no próprio domicilio do comprador passaram a ser efetuadas a longas distancias, de um Estado para outro, bastando que o consumidor acesse sites e realize compras on-line. 

Para entender essas mudanças e conhecer seus reflexos vamos observar o comparativo entre a tributação aplicada até 31/12/2015 e a aplicada a partir de 01/01/2016: 

Até 31/12/2015: 



A partir de 01/01/2016: 



Sendo que: 



Além disso, o remetente estará obrigado ao recolhimento, caso seja cobrado pelo Estado de destino, do Fundo de Combate e Erradicação da Pobreza, que consiste no acréscimo de até 2% na alíquota interna do ICMS. 

Vamos então resumir quais as principais dificuldades encontradas pelos contribuintes, ou seja, os reflexos dessas mudanças: 

1) Conhecer as alíquotas internas das 27 unidades da Federação: 

Até 31/12/2015 era necessário tributar a operação interestadual de acordo com a alíquota atribuída ao produto pelo Estado de origem, portanto bastava apenas conhecer as alíquotas internas do Estado remetente. A partir de 01/01/2016 é necessário conhecer as alíquotas internas de todos os produtos em cada uma das unidades com a qual se pratica a operação interestadual; 

2) Fundo de Combate a Pobreza: 

Além de conhecer as alíquotas internas de cada unidade da Federação de destino há que se conhecer quais os são produtos majorados pela aplicação de até 2% do Fundo de combate a pobreza. Estados que ainda não tinham implementado a cobrança desse fundo, o fizeram já visando essa nova sistemática; 

3) Cálculo do diferencial e partilha: 

Uma vez conhecida a alíquota interna do produto no Estado de destino, o próximo passo é calcular o valor do diferencial para se chegar ao valor de partilha cabível a ambos Estados envolvidos. Nesse momento começa mais uma dificuldade, pois é necessário também saber se o Estado de destino concede isenção ou redução de base de cálculo para o produto em questão, pois caso isso aconteça será utilizada no cálculo a carga tributária efetiva do destino. Se no destino o produto for isento, não caberá recolhimento, todavia se for tributado com redução de base de cálculo haverá necessidade de avaliar a carga efetiva, se for igual ou inferior a tributação da operação interestadual, não caberá recolhimento ao passo que se for superior, haverá a partilha. Nesse caso o contribuinte, também deve estar atento ao fato de que o percentual do Fundo de Combate a Pobreza não pode ser usado no cálculo da partilha, ou seja, não pode ser partilhado com o Estado de origem; 

4) Recolhimento do valor da partilha: 

Feito o cálculo, o próximo passo é como recolher. São 3 recolhimentos separados: a parcela do diferencial cabível ao Estado de origem, a parcela do diferencial cabível ao Estado de destino e o valor do Fundo de Combate a Pobreza quando exigido pelo Estado de destino. A parcela devida ao Estado de origem, em regra é lançada a débito na apuração mensal do ICMS, ao passo que a parcela do diferencial devida ao Estado de destino e o valor do Fundo de Combate a Pobreza devem ser recolhidos separadamente, em guias de recolhimentos distintas, salvo na hipótese em que o remetente tenha efetuado a sua inscrição estadual no destino. Deve o remetente observar o seguinte: 

1. Guias de recolhimento: 
   
   Não há um procedimento uniforme, ficando a critério do Estado de destino o uso da GNRE (Guia Nacional de Recolhimentos Estaduais) ou documento de arrecadação previsto na legislação interna. Vale lembrar que não houve manifestação de todos os Estados sobre o assunto, nesse caso o remetente tem mais uma missão que é consultar o Estado de destino.



2. Inscrição Estadual no destino: 
   
   Não sendo efetuada a inscrição estadual na unidade da federação de destino, o contribuinte remetente estará obrigado a efetuar o recolhimento da parcela do diferencial e sendo o caso do percentual do Fundo de combate a Pobreza em guias separadas e a cada operação de saída. Assim, se consideramos, por exemplo, um estabelecimento que realiza 100 operações interestaduais por dia, ele deverá emitir 200 guias, imagine então, um estabelecimento que realiza mil operações diárias.

A abertura de inscrição estadual nas 26 unidades da Federação é o ideal para facilitar essas operações, visto que ao manter inscrição estadual no destino o remetente não estará mais obrigado a recolher esses valores a cada operação realizada, e poderá efetuar a sua apuração mensal. Todavia a burocracia imposta pelos Estados tem dificultado a vida das empresas e consequentemente, algumas estão optando por não realizar esse tipo de operação e há empresas simplesmente fechando as portas por não ter condições de cumprir essa obrigação tributária. 

5) Informações na NFe 

Embora tenha sido divulgada a Nota Técnica 2015-003 que se encontra atualmente na versão 1.6, ainda existem implementações que somente serão validadas em 01/07/2016, é o caso, por exemplo, da marcação de venda presencial, ou seja, aquela na qual o comprador não contribuinte domiciliado em outro Estado realiza a compra pessoalmente, e o produto é entregue a ele diretamente no balcão. Essa compra não pode ser caracterizada como operação interestadual e há Estados informando por meio extraoficial (telefone, consulta informal etc.) que deve ser recolhido diferencial de alíquotas. Nesse intervalo de tempo o contribuinte não consegue identificar como emitir a nota fiscal. 

Há erro de “schema” quando o campo pICMSInter estiver preenchido com algo diferente de 4, 7 ou 12, isso reflete no caso de utilização da carga tributária quando no Estado de origem houver previsão de benefício concedido sem anuência do CONFAZ, visto que nesse campo haveria a necessidade de informação do percentual de carga tributária efetivamente aplicada. Todavia aqui também temos um ponto de divergência entre os Estados, alguns entendem que deve ser aplicada a alíquota interestadual independente de o benefício ser ou não conveniado, já o Estado de São Paulo estabelece em seu Regulamento que se o beneficio não for conveniado na origem, deve ser utilizada como alíquota interestadual a carga tributária efetivamente cobrada pelo Estado de origem . 

6) Contribuinte optante pelo Simples Nacional 

Os efeitos da Emenda alcançam também os contribuintes optantes pelo Simples Nacional, mas isso não quer dizer que haverá destaque de ICMS na nota fiscal. Segundo a norma esse contribuinte deverá recolher o diferencial de alíquotas observando a regra de partilha. 

Todavia, o Supremo Tribunal Federal, concedeu liminar ajuizada pelo Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil (CFOAB), para suspender a eficácia da cobrança do diferencial de alíquotas das Empresas optantes pelo Simples Nacional até que ocorra o julgamento final da Ação Direta de Inconstitucionalidade 5464. Referida liminar foi publicada no DJE nº 31 de 19/02/2016. 

Isso significa que a partir dessa data, enquanto não for julgada a ação os Estados não poderão cobrar diferencial de alíquotas de contribuinte optante pelo Simples Nacional. 

Por fim, notadamente diante de todas essas dificuldades as empresas começam a avaliar a viabilidade de se praticar esse tipo de operação. Começam a surgir discussões judiciais a respeito da legalidade da cobrança do diferencial que chega a ser chamado de “Novo ICMS”. 

Há que se aguardar o desfecho da análise da ADI 5469 que discute a inconstitucionalidade da cobrança do diferencial de alíquotas de forma geral, por enquanto a liminar concedida (ADI 5464) se aplica apenas aos optantes pelo Simples Nacional. 

Até lá, os contribuintes que recolhem o ICMS pelo sistema débito e crédito estão obrigados a recolher o diferencial e buscar meios para se adequar a essa cobrança mesmo diante de todas as dificuldades apontadas.